Na era da informação, dados confiáveis são críticos para o sucesso de suas iniciativas!

Como a qualidade da informação afeta seus negócios, sua gestão e operação em compras, estoques e tributos.

Inicialmente é importante definir o que são Dados mestres para com isso relacionarmos às implementações das melhores práticas em gestão de Supply Chain e Fiscal. Dados mestres é o conjunto de dados ou cadastros com informações essenciais, podendo de diversos tipos como: registros de endereço, cadastros de materiais direitos, materiais indiretos, ativos, serviços, dados de fornecedores e clientes, usuários, contas bancárias, entre outros, que são armazenados em um ou mais sistemas.

Um dado mestre de qualidade é aquele que contém as informações que o definem de forma inequívoca. No ambiente corporativo, os dados/ cadastros são a base dos processos e transações de diversos sistemas e podem influenciar toda operação e gestão.

Qual o impacto de um cadastro despadronizado, ou genérico ou em duplicidade?

O cadastro é pré-requisito para diversas iniciativas e pode comprometer implantações e resultados se não for confiável e de qualidade.

Imagine tentar comprar um item cuja descrição está mal feita? Quanto tempo levaríamos para entender do que ser trata, encontrar fornecedores, cotar, analisar diferenças e preços, e ainda correr o risco de receber um item diferente do que o solicitante pediu para comprar? Ou então tentar enquadrar fiscalmente um NCM de um item sem detalhes necessários para diferenciá-los? Um simples parafuso pode ter 7 ou mais NCMs. O mesmo se aplica aos itens de Serviços, que precisam ter uma descrição mínima para enquadra o código da Lei Complementar que correlaciona as alíquotas de ISS.

São vários os impactos em compras que podemos citar, desde uma dificuldade de entendimento, divergência de preço e especificação técnica, compras emergenciais, processos repetitivos, devoluções, dificuldade de gestão (análise de categorias, Strategic sourcing) entre outros.

Os reflexos de compras impactam outras áreas como produção e logística, devido à falta de estoques de sobressalentes comprometendo manutenção de máquinas e impactando em produção com linhas paradas, estoques ineficientes com itens de baixo giro e valores altos, por exemplo.

O que falar quando sua empresa é envolvida em um erro de um de seus fornecedores? Riscos de imagem, ou de ser penalizado pelo fisco como co-solidário do fornecedor devedor?

Quando se trata de cadastro de clientes, por exemplo, imagine o risco de se definir uma estratégia de marketing com uma base não confiável? Gerar campanhas cujo público alvo não é atingido? Ou então gerar campanhas e enviar para um mesmo prospect oferecendo seus produtos e serviços? Que impressão que este ficará?

Pelos exemplos acima acredito que já temos exemplos dos impactos de um cadastro ruim para o negócio, mas como resolver?

Saneamento e Central de Cadastros resolvem!

Sanear, padronizar, limpar os cadastros significa processar seus dados e respectivas informações através de padrões a fim de obtermos dados de qualidade, sem multiplicidades, sem generalismos e informações dúbias, assim como eliminar dados que já não são atuais, obsoletos.

O processo de saneamento pode ser aplicado a qualquer dado mestre e sugerimos algumas regras de “ouro” para resolver a falta de qualidade:

1. Criar PADRÕES DE DESCRIÇÃO (PD)

    1. Estabelecer padrões de descrição, características obrigatórias de formação de descrição para cada tipo de item.

2. Criar REGRAS PARA DESCRIÇÕES

    1. Definir como devem ser formadas as descrições completes, as abreviadas (a fim de carregá-las nos Sistemas operacionais e de gestão).
    2. Definir quais características serão identificadoras de duplicidades entre os registros. É fácil diferenciar um cadastro de fornecedor nacional por seu CNPJ, mas quando se trata de materiais ou serviços como fazer o parafuso, ou serviço de manutenção?
    3. Definir regras de abreviação e quais dados serão formadores das descrições curtas.

3. CENTRALIZAR ENTRADA de dados

    1. Quem pode mexer na base de dados? Todos ou apenas os habilitados?
    2. Estruturar os fluxos integrados por tipo de cadastro? O fluxo de um novo fornecedor é diferente de um novo ativo, ou serviço a cadastrar, e pode passar por diferentes áreas da empresa para termos um cadastro completo.

4. Usar SISTEMA ESPECIALISTA e ACELERADORES DE QUALIDADE

    1. Será impossível tentar manter cadastros saneados e padronizados sem um Sistema especialista que possa registrar os Padrões, Regras, Processos, Fluxos, portanto, considere sim um software para sua governança de dados pois dificilmente seu ERP está preparado para este processo da forma que você precisa.
    2. Manter os sistemas e fluxos integrados, automatizando os processos e se comunicando diretamente com todos os usuários dos sistemas envolvidos.
    3. Buscar aceleradores de projetos de saneamento, como revisão da base a tratar, eliminando itens genéricos e obsoletos antes mesmo de iniciar o saneamento, ou de alternativas de aquisição de itens padronizados de catálogos que substituirão parte da sua base cadastral.
    4. Perenizar a solução de padronização de cadastros (Governança): manter uma central para criar e dar manutenção dos cadastros assegurará que todos problemas da falta de qualidade retornem a sua base e você não se preocupe mais com a falta de qualidade e impactos em seu negócio.

São diversos os benefícios que um cadastro padronizado, de qualidade, pode oferecer às empresas. Temos os benefícios diretos e os indiretos, ou seja, aqueles que são atingidos pois dependem de uma base de dados confiável para funcionarem.

Dentre os benefícios diretos do saneamento de cadastros temos:

Aumento da produtividade;

Redução de inconformidades técnicas e fiscais;

Aumento da visibilidade dos processos e com maior confiabilidade;

– Comprar certo, comprar mais rápido;

– Obter estoques enxutos;

Eliminação de riscos de inconformidades fiscais.

Indiretamente também temos benefícios quando correlacionamos a qualidade do dado com a iniciativa a implantar, ou seja, um sistema de e-Procurement por exemplo funcionará bem se o fornecedor entender a descrição do item que está sendo cotado, a distribuição das requisições de compras por gerentes de categoria funcionará se os itens estiverem corretamente enquadrados, as obrigações informadas nos sistemas de escrituração como o SPED ou NFe  serão mais assertivos e gerarão menores riscos de autuação ou permitirão recuperação de créditos a depender dos dados também.

Como conclusão, entendemos que há uma relação direta entre um cadastro de qualidade, confiável, padronizado, inequívoco para obtermos melhores resultados em nossos negócios, e que este é premissa para o sucesso de implantação de diversas iniciativas que poderão melhorar os resultados de nossas empresas.

Autor

Alexandre Siqueira -Engenheiro, MBA em Administração pela FGV e Pós-graduado em Marketing e Vendas pelo Instituto Mauá de Tecnologia.
Desenvolvendo carreira em empresas de consultoria, indústria e software como Dupont, PWC, Saint-Gobain, Apriso e Astrein. A mais de 10 anos como Diretor na Astrein realizando projetos relacionados à Saneamento de cadastros, implantação de centrais de saneamento e governança de dados mestres.