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Cases

Atvos

Projeto de Saneamento e Padronização de Cadastros na empresa Atvos.

Maior conformidade e produtividade em Supply Chain e Fiscal.

A empresa Atvos é uma das maiores produtoras de etanol do país, com 9 unidades agroindustriais presentes em 4 estados (SP, GO, MT e MS), se destacando pela produção energia limpa e sustentável para o planeta.

A Atvos conta com mais de 10 mil integrantes, processo de colheita 100% automatizado, com capacidade de moer 36 milhões de toneladas de cana-de-açucar, produzir mais de 700 mil toneladas de açúcar VHP e 3 bilhões de litros de etanol, além de gerar mais de 3,1 mil GWh de energia elétrica a partir da biomassa.

Projeto Astrein

Com planejamento e visão de longo prazo, a Atvos em 2017 contratou a Astrein para o primeiro projeto de revisão de classificação fiscal de mais de 70 mil itens, que seriam disponibilizados na implantação de novo ERP, SAP. Com este primeiro projeto objetivou mitigar possíveis erros fiscais e tributários, mantendo toda conformidade exigida pelo fisco. Dando sequência ao planejamento, um segundo projeto foi idealizado e contratado em 2018 para desta vez sanear e padronizar as descrições técnicas dos itens mais movimentados no último ano, além dos itens de estoque e estratégicos.

Foram padronizados mais de 20 mil materiais, conforme os padrões de descrição desenvolvidos pela Astrein e disponibilizados via software especialista em cadastros de dados mestres. Com a melhoria das descrições, enriquecimento dos dados, eliminação de genéricos e duplicidades, a Atvos viabilizou outras iniciativas de melhorias de produtividade e gestão como a análise de itens estratégicos junto à Engenharia, para obter reduções de custo com aquisições em escala e negociações que trariam melhor relação com fornecedores, reduzindo custo e melhorando o nível de serviço, itens que antes eram adquiridos em diferentes unidades, por diferentes fornecedores, agora passam a ser comprados de forma concentrada, por contratos, trazendo os ganhos de escala e qualidade nos processos e peças. As economias com a otimização dos processos de compras a serem geradas são de 5% a 10%  com a redução dos gastos com compras anuais, compras emergenciais, estabelecimento de novos contratos de fornecimento, assim como redução do estoque e aumento de giro e mitigação de possíveis erros fiscais, que poderiam gerar multas e penalidades.

Mais uma vez, como continuidade ao projeto de qualidade de dados, a Atvos amplia em 2019 o saneamento para os itens de Serviços, enriquecimento com aquisição de itens do catálogo Astrein e estabelecendo fluxo e processo para futuros novos itens, já incluindo avaliação contábil e fiscal, interfaceando de forma automática a criação, alteração e expansão diretamente com o SAP. Nesta etapa serão tratadas mais de 1000 descrições de serviços de mercado e serviços de operações agrícolas, saneando suas descrições técnicas e revisando o enquadramento do código de impostos para serviços conforme a Lei Complementar 116_2003 e NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços).

Diferenciais

Como diferenciais para o sucesso do projeto podemos citar o envolvimento e dedicação da equipe de projeto Atvos e Astrein, o apoio da Alta Direção para garantir os recursos necessários ao projeto e suportar as decisões da equipe de projeto e Governança, a participação ativa da área de Tecnologia disponibilizando recursos para carga de dados e realização do treinamento, assim como o apoio da área de Cadastros, Compras, Fiscal e Controladoria que atuaram para suportar as definições do projeto e processos e difundir o novo modelo para as demais áreas da empresa.

Benefícios

Em relação a parte do projeto que tratou os itens de Serviços, os objetivos foram aumentar a confiabilidade das descrições para gerar maior eficiência aos processos de contratação e negociação, assim como mitigar a exposição fiscal e falhas nas obrigações acessórias. Também como benefícios podemos citar a economia a ser obtida com compras centralizadas, ampliação dos contratos de fornecimento, maior precisão nos processos de compras, redução de devoluções, menor vulnerabilidade evitando falta de peças, melhorar planejamento de compras, indicadores chaves com o aumento da qualidade e disponibilidade das informações, consolidação do cadastros, otimização e homologação de fornecedores, entre outros benefícios.

Loft

Cadastros de materiais e serviços para comprar rápido e certo.

Loft está reinventando o processo de compra, reforma e venda de imóveis residenciais para conferir agilidade a processos dolorosos e burocráticos por meio de uma experiência simples e eficiente.

A empresa tem como objetivo contribuir para a organização do mercado imobiliário, alavancando dados e tecnologia para trazer maior transparência e liquidez para compradores, vendedores e corretores. Na plataforma digital, proprietários e corretores podem oferecer e adquirir imóveis reformados em 90 bairros de São Paulo e 14 no Rio de Janeiro.

Loft foi fundada em 2018, em São Paulo, e é apoiada por importantes investidores globais de capital de risco, incluindo Andreessen Horowitz, Vulcan Capital, Thrive Capital, QED Investors e Fifth Wall Ventures.

Loft fez parceria com Astrein para desenvolver um projeto de saneamento de cadastros, enriquecimento da base atual com a compra de itens de catálogo e consultoria para adaptação de necessidades específicas do negócio.

Como benefícios esperados temos a melhoraria nos processos de compras de materiais e serviços, maior visibilidade, assertividade e velocidade de atendimento, além da mitigação dos erros fiscais e tributários, obtendo redução dos custos e aumentando a conformidade fiscal.

Grupo Agis

Projeto FAST no Grupo Agis – Padronização, Catálogo e Governança.

Projeto de criação de base com 28 mil itens com compra de itens de Catálogo Astrein, saneamento e governança de cadastros.

O Grupo Agis reúne, sob a holding Agrocap Participações, empresas cujos segmentos de atuação são complementares e sinérgicos. A Construtora Ferreira Guedes, é detentora de um vasto acervo técnico em infraestrutura no Brasil – que abrange obras ferroviárias, rodoviárias, portuárias, hidráulicas, de saneamento, industriais e edificações. A ADtranz, especializada em sistemas de energia, telecomunicações, automação, ventilação, com ênfase no segmento metro ferroviário e a empresa Territorial São Paulo, dedicada a exploração de agregados para a construção civil.

Projeto Astrein

Visando melhoria em seu processo de suprimentos, o Grupo Agis identificou necessidade de padronizar e organizar o seu banco de dados de produtos e serviços e, diante desta demanda, prospectou no mercado empresas com sólido conhecimento nesse tipo de serviço. Em 2019, a Astrein foi escolhida para dar início ao projeto.

Foram saneados cerca de 5.700 produtos do banco de dados existente, comprados e adaptados mais de 15.000 produtos/serviços do banco da Astrein e criados mais de 8.000 itens de serviços. Nesta fase, foram feitos diversos serviços de integração entre a plataforma SSA-CAD e o ERP utilizado pelo Grupo Agis.

Após a consolidação da base cadastral de 28.000 itens, iniciou a fase de Governança de Cadastros de Materiais e Serviços. Nesta etapa, uma nova solicitação de cadastro de produto ou serviço é disparada pelo time Agis e a equipe Astrein fica responsável pela inclusão, validação técnica e integração ao ERP do Grupo, tornando o item disponível para a utilização no processo aquisitivo.

Benefícios

O processo de aquisição inicia-se no cadastro dos produtos/serviços. Logo, um cadastro bem feito evita diversos potenciais erros ao longo do processo de aquisição da empresa. Com a implantação da central de cadastros na Agis foram obtidos diversos benefícios, como descrição completa e padronização para todas as famílias de materiais e serviçoscorreta classificação NCMdescrição técnica robusta e de fácil entendimento pelo mercado fornecedor. O processo ganhou agilidade e os usuários estão contentes com a mudança.

Galvani

Saneamento e Central de Cadastros viabilizando a otimização dos almoxarifados.

A Galvani é uma empresa que teve sua origem na década de 30 como uma indústria de bebidas e uma empresa de transportes, em São João da Boa Vista, interior de São Paulo.

A partir de 1983, a Galvani iniciou em Paulínia a implantação de um dos maiores complexos industriais de produção de fertilizantes do Brasil, envolvendo a fabricação de ácido sulfúrico, superfosfatos, granulação, mistura e ensaque de fertilizantes.

Em 1992, a empresa instalou-se em Luís Eduardo Magalhães (então Mimoso d´Oeste, distrito de Barreiras), no oeste da Bahia, inicialmente com uma fábrica de fertilizantes líquidos, e em seguida a primeira fábrica de superfosfato da Bahia, uma outra planta de granulação e mais uma unidade de sulfúrico do Estado, sendo, até hoje, a única indústria de fertilizantes da região.

Em dezembro de 2014 a Galvani, forma uma joint venture com a Yara, que passou a ter 60% das participações da empresa, já em 2019, a joint venture com a Yara foi finalizada, quando a família Galvani retomou o controle acionário das operações no Nordeste.

Atualmente, realiza atividades de mineração, beneficiamento, industrialização e distribuição de fertilizantes fosfatados para contribuir com a produção de alimentos do Brasil. Possui escritórios em São Paulo e Campinas e unidades de produção na Bahia, além do direito sob o Projeto Santa Quitéria, no Ceará.

Projeto Astrein

A Galvani procurou a Astrein com a necessidade de padronizar e sanear as descrições de 13.000 itens do cadastro de materiais de sua base, além de classificação NCM, categorização dos itens e usar a plataforma de central de cadastros para sua equipe atender novas demandas.

A Galvani estava com o sistema ERP (SAP) repleto de descrições incompletas, faltando informações importantes para compra e classificação NCM, cadastros duplicados, e seu processo de cadastros era descentralizado, sem padrões e procedimento dificultando a gestão de solicitações e tempo de atendimento.

Além de atuar na Padronização de 13 mil itens a Astrein em conjunto com o time Galvani realizou a instalação do SSA-CAD, plataforma especialista em cadastros, integrado ao SAP, para assim garantir a qualidade e centralização dos novos cadastros que surgem sob demanda da operação.

Hoje o time coordenado por Julio Souza da equipe de Suprimento e Almoxarifado conta com uma ferramenta especialista e processo robusto na gestão de cadastro da empresa.

Benefícios

Com a implantação da central de cadastros na empresa foram obtidos diversos benefícios, como Descrição completa e Padronização para todas as famílias de materiais, correta classificação NCM, descrição técnica robusta e de fácil entendimento pelo mercado fornecedor, e principalmente viabilizou a racionalização de estoques, permitindo transferência de itens entre unidades e demais ganhos operacionais para as plantas da Galvani.

Petrorio

Petrorio adquire base de 6.000 itens do catálogo Astrein e estrutura Central de Cadastro.

A Petrorio é uma empresa de capital aberto brasileira, dedicada à produção, exploração, refino, comercialização e transporte de petróleo, gás natural e seus derivados, com sede na cidade do Rio de Janeiro. A PetroRio, tem adotado como estratégia de crescimento, o incremento da produção através da aquisição de ativos em produção, implementação de gestão eficiente de reservatórios, reexploração, gestão da performance operacional, redução dos custos de produção e das despesas corporativas.

Projeto Astrein

O projeto iniciou-se em janeiro de 2018, quando a Petrorio buscava uma solução para melhorar as descrições dos cadastros de materiais que eram muito genéricas e impactavam nas operações de compras, logística e fiscal da companhia.

A Astrein foi escolhida para realizar um projeto que envolvia a compra de uma base de 6.000 itens do catálogo Astrein e estabelecimento de uma central de cadastros com atendimento terceirizado. Os itens selecionados do catálogo continham descrições curta e longa padronizadas, nos idiomas português e inglês, categorização por famílias em dois níveis e classificação fiscal NCM. A estratégia adotada foi de se criar uma base inicial, a qual seria complementada conforme a demanda de novos itens no dia a dia. Em média são incrementados de 300 a 800 novos itens padronizados mensalmente, onde estes são carregados automaticamente via integração desenvolvida entre o sistema SSA-CAD da Astrein com o ERP Totvs da Petrorio.

Benefícios

Com a implantação da Central de Cadastros, a Petrorio obteve benefícios como a facilidade na consulta de itens no sistema SSA-CAD, ganhos em negociações de compras através do aumento da qualidade das informações, visibilidade para comparação e gestão das transações e contratos, além de atuarem com uma base unificada, com assertividade da classificação fiscal NCM, entre outros pontos.

Engeform

Central de Cadastro Própria e Saneamento de CNPJ.

A partir de sua origem com Formas Deslizantes, em 1976, a Engeform ampliou sua atuação na engenharia, transformando sonhos, necessidades e desenhos em realidade. Já são mais de seiscentos empreendimentos e obras entregues com soluções inteligentes e relevantes, para os mercados público e privado, com realizações em todo o país e impacto positivo na vida das pessoas.

Projeto Astrein

O projeto teve início em novembro de 2014, quando a Engeform enxergou a necessidade de melhorar a descrição do cadastro de materiais para área de compras. Por esse motivo, contatou a Astrein, devido à sua experiência comprovada em implantação de central de cadastros para a área da construção civil. Na sequência, adquiriu o software de cadastro de materiais e optou por operar a central de cadastros com equipe própria, realizando, portanto, o serviço de integração com o ERP- RM.

Para capacitar a equipe na primeira fase do projeto de implantação do software Astrein, foi realizado um treinamento de 40 horas nos módulos de padronização e solicitação de cadastros, além da alocação de um consultor sênior em materiais para apoio nos primeiros dias desta etapa. Pode-se dizer que a flexibilidade no atendimento de cadastro de materiais com a implementação do software para atendimento com a equipe própria foi um ponto importante, que contribuiu para as expectativas da Engeform fossem atendidas.

Em julho de 2016, a segunda fase do projeto foi iniciada. A empresa contratou o serviço de saneamento de CNPJ, levando em consideração a facilidade de expansão por já possuir o software de cadastro de materiais. Como resultado, foram saneados 5.299 itens e realizada a integração com o ERP.

Benefícios

Dentre os diversos benefícios obtidos com o software Astrein, pode-se destacar, maior agilidade e assertividade na formalização dos pedidos de compra, mitigação dos retrabalhos no departamento contábil e fiscal, unificação da base e assertividade da classificação de NCM.

Cargill Latam

Central de Dados Mestres Cargill Latam – Desafios na Gestão de uma Central Multi-idioma.

A Cargill oferece serviços e produtos alimentícios, agrícolas, financeiros e industriais ao mundo.

Juntamente com produtores rurais, clientes, governos e comunidades, ajudam as pessoas a prosperar com a aplicação de ideias há mais de 150 anos de experiência. Tem 150.000 funcionários em 70 países, que estão comprometidos a fornecer alimentos ao mundo de uma forma responsável, reduzindo o impacto ambiental e melhorando as comunidades onde atuam.

Agricultura: A Cargill compra, processa e distribui grãos e outras commodities para fabricantes de produtos alimentícios para consumo humano e animal. A empresa também fornece produtos e serviços para produtores agrícolas e pecuaristas.

Alimentos: A Cargill fornece aos fabricantes de alimentos e bebidas, empresas de foodservice e varejistas, produtos e ingredientes de alta qualidade, carnes bovinas e aves, sistemas de ingredientes e ingredientes que promovem a saudabilidade.

Setor Financeiro: A Cargill fornece soluções financeiras e de gestão de risco para clientes nos setores agrícola, de alimentos, financeiro e energético em todo o mundo.

Setor Industrial: A Cargill atende os usuários de produtos industriais energéticos, salinos, de amidos e siderúrgicos. A empresa também desenvolve e comercializa produtos sustentáveis à base de matérias-primas agrícolas.

Projeto Astrein

O projeto de uma única central de cadastros, a qual atende diferentes países, com diferentes sistemas ERP´s como SAP, JDE, Maximo, e tem por objetivo maior viabilizar as ações de Strategic Sourcing da companhia. Hoje, os países participantes são: Argentina, Brasil, Paraguai, México e Venezuela. Os países também tinham suas bases de dados padronizadas eram: Nicarágua, Costa Rica, Honduras e Guatemala.

A Cargill atualmente tem mais de 205 mil itens ativos, compartilhados entre todas suas unidades da América Latina, nos idiomas Português, Espanhol e Inglês. A quantidade atual de novos cadastros solicitados mensalmente varia de 1800 a 3500 itens, dependendo do mês.

Faz parte deste projeto, a inclusão de itens Químicos, com cadastros personalizado conforme fichas técnicas utilizadas em compras e controle de processo.

Para apoiar os solicitantes da empresa, a Cargill estabeleceu um ponto de contato interno, coordenado pelo Hernan, o qual esclarece dúvidas de uso, valida se as solicitações estão de acordo com a política da companhia, e modera questões técnicas e administrativas gerais para manter a qualidade da base de dados.

Cada novo países ou negócio que decide fazer parte da Central pode tratar sua base legada, onde a Astrein já tem padronizada os itens com os mesmos padrões aplicados na base atual, mantendo a unicidade e impedindo duplicações de cadastros. Além disso, as particularidades legais e tributos são tratadas localmente a fim de estar conforme o fisco e todas exigências relacionadas.

A Astrein mantém em sua equipe funcionários que tem o idioma espanhol nativo, a fim de garantir o correto entendimento técnico no atendimento e criação dos novos itens.

Grupo Comporte

Eliminar riscos de penalidades pelo saneamento de fornecedores e clientes.

Com sua Matriz sediada em São Bernardo do Campo, a Glarus é uma holding acionária que tem como principal atuação o apoio operacional à todo o Grupo Comporte, prestando os serviços de tecnologia, assessoria e rotinas administrativas às empresas do Grupo.

A Comporte iniciou suas atividades em 10 de junho de 2002, tendo como finalidade unificar a gestão das empresas que participa ou controla, além de maximizar e consolidar os benefícios decorrentes dessa unificação.

Dentre as empresas que compõe a Comporte temos:
– Empresas pertencentes ao Grupo: Breda Transportes e Serviços S/A, Empresa Auto Onibus Manoel Rodrigues S/A, Empresa Cruz de Transportes Ltda, Empresa Princesa do Norte S/A, Morasol Comércio e Veiculos Ltda, Turb transporte Urbano S/A, Viação Piracicabana Ltda, Viação São Paulo São Pedro Ltda.

A Comporte atua como uma companhia de capital fechado, participando como sócia ou acionista em empresas que atuam em diversos segmentos de mercado, destacando-se principalmente:
I – Transporte Rodoviário de Passageiros e Cargas;
II – Empreendimentos Imobiliários.

Projeto Astrein

O Grupo estava em processo de implantação do ERP SAP e necessitava sanear os cadastros de fornecedores e clientes e unificar as diferentes bases das empresas, a fim de carregar os registros na nova plataforma de gestão. Assim, em meados de Dezembro de 2016 a Astrein foi contratada para sanear aproximadamente 28.362 registros.

O escopo do trabalho contemplou o saneamento e a normalização dos dados de clientes e fornecedores, conforme dados fornecidos pelo site da Receita Federal do Brasil e Sintegra Estaduais e a validação dos dados através de sua equipe de qualidade. Dentre os campos saneados, temos: Razão social, Nome fantasia, Logradouro (tipo, nome, número, complemento, bairro, cidade, estado e Cep), CNAE (código nacional de atividade econômica), Natureza jurídica, Regime tributário simples nacional, Data de início de atividade, Situação cadastral (habilitada ou não) e Data da situação cadastral.

Também como parte do escopo, a Astrein realizou a eliminação de caracteres especiais desnecessários, ajustou o tamanho por abreviação padronizada, dados conforme padrões dos Correios, eliminou espaços desnecessários, ajustou descrições para Caixa Alta, atendendo na integra os Atos Cotepe 9 e 22 e a IN SRFB 787.

Benefícios

Foram eliminados 611 registros sendo 70 CNPJs inválidos, 541 empresas com registros baixados, Inaptas e Suspensa. No total, a base final ficou com 26.207 registros ativos e saneados, e foram eliminados 2.155 registros entre aqueles com problemas e aqueles que estavam duplicados entre as bases.

O prazo de projeto foi de 21 dias úteis. Os dados saneados foram carregados no SAP já para testes de processos de implantação e agora serão replicados para a base de produção.

O projeto de saneamento de fornecedores e clientes foi importante para mitigar riscos de se fazer negócio com empresas com irregularidades e ser penalizado como co-solidário nas multas e penalidades.

Isa – Cteep

Centralização de Operação Logística de 13 almoxarifados em 1.

Como a Qualidade de dados em Compras e Planejamento garantem a Redução de custos, Conformidade e Otimização de estoques.

Cteep, empresa do Grupo ISA, com mais 15 anos atuando no ramo de transmissão de energia elétrica no Brasil, é uma das principais concessionárias privadas do país, presente em 16 estados brasileiros e responsável por aproximadamente 25% da energia total produzida, desenvolveu o projeto para otimizar seus serviços e reduzir custos com estoque, através da unificação de seus 13 almoxarifados em um Único Central.

O projeto teve início em 2009 com o primeiro estágio onde criou-se um Centro de distribuição em Bauru e 12 almoxarifados, sendo eles Assis, Itapetininga, Jupiá, Presidente Prudente, Votuporanga, Cabreúva, Santa Bárbara d´Oeste, Mococa, Taubaté, Santo Ângelo, Cubatão e São Paulo Capital.

Como atividades principais, houve a estruturação do centro de distribuição, a transferência do excesso de estoques, a transformação dos almoxarifados de nível 2 para estoques de prontidão e estruturou-se as reposições de estoques a partir de Bauru.

Como pré-requisito para este projeto surgiu à necessidade de se padronizar todas as descrições dos itens, a fim de conseguir identificar precisamente quais itens existiam em cada almoxarifado, para posteriormente unificá-los. Para isso contratou a Astrein – empresa especializada em soluções e software para padronização e central de cadastro, a fim de criar um cadastro de materiais e serviços centralizado, padronizado, com descrições técnicas inequívocas a fim de identificar cada item em estoque e permitir sua unificação, aprimorar as compras internas da empresa, além de também atender às exigências de conformidade da Aneel através codificação dos mesmos de acordo com o Manual de Controle Patrimonial do Setor Elétrico (MCPSE).

Em 2010, foi realizado o segundo estágio, onde se reduziu de 12 para 4 almoxarifados sendo eles em Jupiá, Cabreúva, Taubaté e São Paulo/Capital, onde as atividades realizadas foram, a transformação dos almoxarifados de nível 1 em “Estoques de Prontidão” e o de São Paulo/Capital em almoxarifado de nível 2, fechando assim em 2011 o terceiro estágio de Um por Um – Um centro de Distribuição em Bauru e um Almoxarifado em São Paulo/Capital.

Segundo Enzo Brigante, Gerente de Suprimentos e responsável pelo projeto atingidos pela equipe do projeto, “dentre os objetivos da centralização dos almoxarifados, consideramos a importância de se ter um estoque equilibrado, onde não faltasse material e nem houvesse capital comprometido em excesso, nem materiais duplicados e obsoletos. A falta de disponibilidade de materiais pode rapidamente adicionar 10% a 25% nos custos de trabalho extra. Já o inverso, o capital empenhado em excesso e materiais duplicados e obsoletos podem representar de 20% a 30% do gasto anual MRO. Assim, buscamos reduzir os custos de estoque, atendendo às normas da Aneel, aumentando a visibilidade da Engenharia a fim de utilizarem itens em estoque e, simultaneamente, reduzir o volume de compras de novas peças”.

A Cteep atualmente possui um projeto estratégico multidepartamental de governança de estoques que tem por objetivo:

  • Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de abastecimento;
  • Minimizar erros operacionais, não-conformidades e devoluções;
  • Redução dos valores contratados, através de compras agregadas de diversas regionais e da ampliação da base de fornecedores;
  • Redução dos custos do processo de compras;
  • Redução dos materiais comerciais comprados como específicos;
  • Melhoria do processo de pesquisa, comparação e requisição de materiais;
  • Normalização das especificações de materiais;
  • Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento;
  • Implantação de Banco de preços;
  • Melhorar a acurácia das informações.

Dentre os benefícios atingidos e previstos para este projeto:

  • Redução do valor total em estoque em R$ 16,7 milhões,
  • Aumento na sinergia entre as áreas e conscientização da utilização do estoque,
  • Concepção dos projetos observando e utilizando materiais e equipamentos existentes em estoque,
  • Melhoria na categorização dos itens e gestão dos materiais,
  • Conformidade das descrições a fim de atender ao Manual de Controle Patrimonial do Setor Elétrico da Aneel (MCPSE),
  • Aumento da acurácia do inventário contábil.

Segundo Enzo Brigante, coordenador do comitê de suprimentos da FUNCOGE, “o setor elétrico oferece grandes oportunidades de ganhos através da gestão de estoques das empresas do setor elétrico. Uma das iniciativas deste comitê da FUNCOGE foi a criação da Bolsa de Equipamentos e Materiais (BEM) com objetivo de facilitar as empresas disponibilizar seus ativos em excesso para permitir que outras empresas conheçam equipamentos e materiais disponíveis no setor para aquisição ou troca. Esta sinergia entre empresas poderá contribuir de maneira significativa para a redução do estoque e dos custos com compras”. O próximo passo para aprimorar esta sinergia, para melhorar a gestão e administração dos materiais, criação de indicadores e métricas do setor é a busca da linguagem comum através da padronização dos itens entre as empresas, agilizando a possibilidade de correlacionar dados entre as empresas.

Grupo Boticário

Grupo Boticário implementa projeto de governança de compras internas com solução de centralização de cadastros da Astrein.

A criação do cadastro único de materiais e serviços englobou todas as áreas da empresa.

No segmento da beleza, são: laboratório, pesquisa, fábrica, logística, marketing, varejo. São mais de 12 mil colaboradores vivem o processo de sonhar com um produto até vê-lo chegar ao ponto de venda. Multiplicam a beleza por meio da estratégia multimarca, multicanal e multinacional. As marcas de consumo são: O Boticário, Eudora, quem disse, berenice?, Vult e eume. MultiB é responsável pela distribuição das marcas próprias e de parceiros em farmácias e lojas multimarcas. Já Beautybox e Beleza na Web são plataformas de beleza digital.

Das indústrias saem mais de 350 milhões de produtos a cada ano. É mais de uma unidade por brasileiro! São mais de 4 mil pontos de venda sustentáveis, em 1.750 cidades, o que os tornam a maior rede de franquias de beleza no mundo! Pelo e-commerce e catálogos da venda direta, as marcas chegam aos consumidores de 100% do Brasil. E é por meio dessa atitude empreendedora que levam os produtos a outros 15 países.

Projeto Astrein

O Grupo Boticário, referência internacional no varejo de cosméticos, contratou a Astrein – empresa especializada em soluções e software para central de cadastro, gestão de manutenção e facilities e inspeção de obras – para criar um cadastro de materiais e serviços centralizado a fim de organizar as compras internas da empresa e, assim, desenvolver indicadores confiáveis para a tomada de decisão.

A empresa já contava com cadastro centralizado e padronizado para as compras diretas, mas tinha a necessidade de criar um novo procedimento para atender a demanda dos clientes internos.

Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo Boticário, conta que nos últimos anos o volume das compras de indiretos cresceu de forma relevante. Havendo necessidade de um processo de governança dos cadastros mais robusto para atender tal demanda que muitas vezes concorria com os cadastros de insumos diretos e acabavam ficando em segundo plano. “Não havia nenhum processo definido para os cadastros de compra de indiretos, não era estruturado, não havia padrão e os colaboradores costumavam usar códigos genéricos para requisitar as necessidades de compras, o que dificultava a análise sobre riscos e oportunidades”, explica.

Com a aprovação da alta direção da companhia foi desenvolvido um amplo projeto para criar um cadastro estruturado que envolvesse todas as áreas da empresa. O projeto teve início em março de 2013 com o planejamento e estruturação de um novo modelo de governança. Nos meses seguintes foi realizada a escolha da solução que seria utilizada e a definição dos procedimentos para a transição das operações. E, em novembro, o cadastro para compras indiretas foi oficialmente lançado.

Após buscarem diferentes modelos e produtos no mercado, foi realizada análise detalhada de custo-benefício de todas as alternativas, até que escolheram pela solução de centralização de cadastros da Astrein. “Não havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar uma inteligência junto com a Astrein para atender a complexidade do negócio e dar um passo além do que existe no mercado”, comenta Andrade.

Para iniciar a criação do cadastro, o Grupo Boticário adquiriu 5 mil itens em bases de dados prontas para uso. Como o segmento em que a empresa atua é muito específico, a Astrein teve que criar uma base customizada para atender a demanda, que além de áreas tradicionais como manutenção e equipamentos, incluiu no cadastro todas as contratações de serviços referentes as áreas como marketing, benefícios e tecnologia da informação. “80% do volume financeiro de compras são serviços e nem sempre são compras recorrentes, o que dificulta a criação do cadastro e das análises”, explica Andrade.

Todo o processo foi conduzido de forma leve e gradual, sempre com foco na gestão para resultados. “O mais importante era engajar todas as áreas e trazer o cliente interno para o time, envolvê-lo no projeto e fazê-lo entender que o processo traria ganhos no final. Nunca encaramos este como um projeto de compras, e sim, como projeto de gestão corporativa”, diz Andrade

Com a criação do cadastro toda a gestão passou a ser centralizada na área de compras. Atualmente a empresa conta com mais de 15 mil itens cadastrados e padronizados com correta categorização e classificação fiscal. “O cadastro básico é o passo principal para atingir sucesso na gestão. Categorizando cada tipo de serviço conseguimos desenvolver um Spend Analysis muito mais consistente, traçar estratégias, criar roadmaps de atuação e alcançar mais eficiência no negócio”, diz Andrade.

Benefícios

Entre os benefícios já alcançados estão diversos ganhos na gestão, como compliance, análise de evolução de custos e controle de materiais, além da criação de indicadores para melhor análise de riscos e oportunidades, medição e recuperação de tributos.

Vicunha Textil

Vicunha aprimora seu cadastro de materiais com tecnologia da Astrein.

A Vicunha é a maior indústria têxtil da América Latina, com mais 40 anos de experiência no mercado. Empresa de capital aberto e líder em diversos segmentos da indústria têxtil, conta atualmente com Unidades nos estados do Ceará, Rio Grande do Norte e São Paulo
Parte significativa da produção é destinada à exportação ou comercializada através de subsidiárias na Argentina, Europa e China.

A Vicunha produz e comercializa índigos, brins, malhas sintéticas e naturais, fibras e filamentos. Está entre os maiores produtores mundiais de índigos e brins.

Projeto Astrein

Empresa Nacional do setor têxtil reduziu o número de itens cadastrados de 92 mil para 40 mil, o que permitiu a utilização de ferramentas de e-Procurement e trouxe maior produtividade para o departamento de compras.

Maior indústria têxtil da América Latina e uma das maiores do mundo, a Vicunha têxtil desenvolveu um projeto de padronização e saneamento de cadastro de materiais com o objetivo de aprimorar sua gestão de estoques e o relacionamento com seus fornecedores. O projeto, que foi desenvolvido com o apoio dos serviços e tecnologia da Astrein, resultou em uma redução de 92 mil para pouco mais de 40 mil produtos cadastrados, e em ganho de produtividade e organização no departamento de compras.

Detentora de oito unidades produtivas nas regiões Sudeste e Nordeste, a Vicunha enfrentava uma série de dificuldades na composição de seu cadastro de materiais, devido à unificação de seus cadastros de materiais ocorrido em out/2002, onde na ocasião cinco empresas pertencentes ao grupo Vicunha deram origem a “Vicunha Têxtil S/A”. Um dos principais problemas enfrentados eram as multiplicidades (o mesmo item cadastrado com nomes ou abreviaturas diferentes). “Muitas vezes a descrição do mesmo produto cadastrado nas Unidades do Estado de São Paulo era divergente do cadastro das unidades do Nordeste. Isso gerava problemas de lote de compra, pois a compra do mesmo item ficava fracionada e o Depto de Compras perdia vantagem na negociação com Fornecedores, muitas vezes comprávamos materiais sendo que o mesmo material, com nome diferente, estava disponível em outra Unidade”, explica Sérgio Beneti, Coordenador de Almoxarifado da Vicunha.

Dessa forma, o departamento não conseguia manter um histórico preciso de compras de cada item, e também acabava mantendo estoques maiores do que o necessário, já que muitos produtos eram adquiridos em duplicidade. “Precisávamos preparar a Vicunha para implantação de sistemas de e-Procurement, e isso ajudou a evoluir a aprovação de um processo de padronização e saneamento completo do cadastro de Materiais”, diz.

Dando início ao processo de saneamento, a Vicunha estipulou uma equipe interna para padronizar o nome e a descrição de todos os insumos adquiridos pela empresa em suas unidades, e contratou a Astrein para prestar consultoria e também oferecer a base tecnológica: a solução Central de Cadastros do Shared Services Astrein, especializada na padronização de descrições de materiais, unificação e saneamento de cadastros.

Resultado de mais de 20 anos de experiência da Astrein no desenvolvimento de software, a solução Central de Cadastro ajudou a Vicunha a adotar padrões de descrição de materiais (PDM) largamente utilizados pelo mercado fornecedor. A empresa ainda forneceu o suporte técnico necessário e o treinamento para a equipe da Vicunha, que no período de um ano realizou a padronização, seguindo o cronograma estipulado para cada “família” de produtos. “A Central de Cadastros do SSA trouxe uma série de PDMs que já são utilizados pelo mercado em geral, e fizemos os complementos necessários com os insumos específicos da indústria têxtil”, afirma Beneti.

Benefícios

Além da redução brutal no número de produtos cadastrados no departamento de compras da Vicunha, e da eliminação de 4.267 itens de cadastro iguais, o projeto resultou em uma série de melhorias que aprimoraram todo o processo de compras. “Hoje, o cadastro de materiais da Vicunha está preparado para a implantação do e-Procurement e é possível ter uma gestão de estoques mais afinada com as necessidades da empresa. A busca no sistema por determinado material e até a inclusão de novos itens se tornou muito mais fácil e precisa”, completa.

Trombini

Empresa implementou software para obter padronização de suprimentos e economia por compras mais assertivas.

A Trombini Embalagens S/A é uma das maiores empresas no setor de caixas de papelão ondulado e uma das líderes na área de sacos de papel multifoliados no Brasil. Com processos que visam a sustentabilidade, inovação e manejo florestal adequado, a corporação, atualmente divida em três principais unidades (Curitiba, Farroupilha e Fraiburgo) fornece soluções inteligentes e únicas em embalagens.

Projeto Astrein

Com mais de 70 anos de atuação, a Trombini, uma das principais empresas do setor de embalagens do Brasil, contratou a Astrein – empresa especializada em soluções para gestão de ativos, facilities e centrais de cadastros – para desenvolver um cadastro unificado com o objetivo de otimizar as compras de materiais e a contratação de serviços.

A Trombini buscava uma solução que centralizasse todas as informações e atendesse rapidamente as necessidades da empresa quanto à padronização técnica completa dos itens e a correta classificação dos materiais utilizados.

Fábio Ribas, gerente da central de cadastros da Trombini, conta que, antes do projeto implementado pela Astrein, a empresa não tinha uma base de produtos padronizada e adequada às necessidades da área de suprimentos. “O cadastro dos produtos anterior era restrito, genérico e sem um padrão de descrição compatível com o mercado. Cada funcionário incluía as informações de entrada e saída sem especificação. Em certos casos, havia também a duplicidade de itens de um mesmo produto. Com a solução da Astrein, conseguimos adquirir um padrão de descrição e saneamento de dados” explica.

Durante o projeto, a Astrein realizou um levantamento de todo o banco de dados da Trombini, identificando assim as principais necessidades. Com base no levantamento foi feita a implementação do software para a gestão de cadastro. “A Astrein flexibilizou bastante o padrão descritivo para poder adequar sua solução às necessidades do ERP da Trombini. Isso contribuiu bastante para o sucesso da implementação”, diz.

Benefícios

Com a implantação da central de cadastros, a Trombini pode observar resultados como a economia por compras mais assertivas, classificação fiscal adequada, melhor gestão da área de suprimentos e controle de compras. “Aprimoramos a comunicação entre as áreas de Compras e Almoxarifado com a eliminação dos erros existentes.”, explica Ribas.

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