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Klabin

Gestão de Facilities

Klabin aprimora a gestão de facilities com solução da Astrein
Software especialista centraliza a demanda e gerencia o cumprimento das atividades.

A Klabin, maior produtora e exportadora de papéis do Brasil, escolheu a solução da Astrein – empresa de tecnologia especializada no desenvolvimento de soluções para gestão de manutenção, facilities, centrais de cadastros e inspeção de obras – para centralizar a demanda de facilities e agilizar o atendimento às atividades relacionadas à limpeza e manutenção predial das unidades fabris.

A solução contratada foi o software SSA – Shared Services Astrein, que se mostrou uma solução especializada e flexível para gerenciar todas as ações de facilities, além de permitir o acesso das informações via web.

O projeto, que teve início em julho de 2013 com a implementação do software na sede da empresa, em São Paulo, já está funcionando em 6 unidades e deverá se estender para todas as 15 unidades da Klabin nos próximos meses.

Antes da contratação da Astrein, as solicitações para a área de facilities eram enviadas informalmente, via e-mail, e de forma descentralizada. “Não era possível obter uma visão completa de todas as necessidades e nem manter um registro do histórico das tarefas. Para melhorar o atendimento precisávamos ter todas as informações de facilities em tempo real, consolidadas e com possibilidades de medir a satisfação da equipe”, explica Frederico Vermeulen, gerente de facilities da Klabin.

Atualmente o software é usado para gerenciar ações como agendamento de transporte, manutenção predial, limpeza e atividades do setor de alimentação. “O software nos permite controlar a demanda, o tempo de atendimento das solicitações e, no final, avaliar a satisfação do cliente interno. Com isso conseguimos obter as informações necessárias para melhorar o ambiente de trabalho e as instalações da empresa”, conta Vermeulen.

Entre as funcionalidades da solução, Vermeulen destaca a possibilidade de customização de formulários flexíveis. “Tal ferramenta foi essencial para atender nossas necessidades, pois queríamos, a partir de uma única ferramenta, ter a visão geral da área de facilities e não somente um software de gestão de demandas de manutenção”.

Em curto prazo os benefícios alcançados pela empresa estão relacionados ao acesso a informação e demandas em tempo real e a possibilidade de medir a satisfação interna dos colaboradores, já que o software é utilizado pelos funcionários da área de facilities, mas todos os colaboradores contribuem com as avaliações de satisfação dos serviços cadastrados.

Para Vermeulen, os maiores benefícios da solução serão colhidos em médio prazo. “Vamos criar um banco de dados com informações que irão nos permitir desenhar o perfil de cada unidade e, consequentemente, nos dar subsídios para a melhoria de processos com a criação de novos SLA´s e a negociação de contratos”, finaliza.

 

  • Cliente Klabin
  • Data 10 de setembro de 2014
  • Tags Case Facilities, Cases
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