A Central de Cadastros do software Shared Services Astrein (SSA) é indispensável para padronizar e sanear cadastros, garantindo:

• Suporte para unificação de cadastros;
• Perenização do processo de padronização;
• Dados mestres completos e confiáveis;
• Dados básicos para projetos de e-Procurement, Strategic Sourcing e Spend Analisys;
• Alinhamento do cadastro as exigências do SPED: NFe, EFD, ECD, HARPIA.

Garanta a qualidade dos dados mestres e aperfeiçoe seus processos.

Os principais benefícios obtidos com o saneamento do cadastro são:

• Redução de custos do processo de suprimentos;
• Ganhos de escala através de compras centralizadas;
• Agilidade na reposição de sobressalentes;
• Redução de exposição fiscal/SPED;
• Alinhamento à Sarbanes-Oxley;
• Recuperação de impostos.



Detalhamento

A Central de Cadastro do SSA é uma ferramenta especialista para a padronização de descrições, unificação e saneamento de cadastros (Materiais, Serviços, Fornecedores, Clientes, Transportadoras) desenvolvido e comercializado pela Astrein, podendo ser utilizado em centrais de cadastros ou em projetos específicos de padronização e saneamento, de forma integrada a qualquer sistema ERP ou e-Procurement.

Através da elaboração de descrições inequívocas para os itens, adotando padrões de descrição (PD) largamente utilizados pelo mercado fornecedor, enriquecemos as descrições dos itens mantidos no cadastro, eliminando multiplicidades de itens, e assim imprimindo maior agilidade e qualidade ao processo de compra, melhorando o nível de serviço do departamento de suprimentos e de logística.



Estruturas dos Padrões de Descrição dos itens

O software possibilita a definição de número ilimitado de características para cada tipo de item e o cadastramento prévio de conteúdos possíveis para posterior utilização, garantindo o padrão de cadastramento e abreviação.

Categorização por famílias

Possibilidade de definir e cadastrar categorias e grupos de itens (taxonomia) de acordo com padrões internacionais como UNSPSC, Federal Supply, eOTD, e-class, NCS, e outros.

Solicitação de cadastros de novos itens e outras funcionalidades

Com função específica para a solicitação de cadastro de novos itens e outras funções como: autorização e aprovação, alteração de especificações, extensão de itens para outras unidades industriais e inclusão de informações para gestão do item (conta contábil, ponto de suprimento, estoque mínimo, estoque máximo, lote econômico de compra, tipo de reposição e outras), o software SSA possui mecanismo de workflow para gerenciar o processo de cadastramento garantindo a formação de histórico e rastreamento dos dados.

Indicadores de desempenho (KPIs) e SLA

Permite a medição de indicadores on-line como percentual de itens padronizados, itens parciais, quantidade de itens solicitados, solicitações atendidas e reprovadas por usuários, com respectivos tempos de execução, identificando se o SLA (Service Level Agreement) está sendo cumprido.

Pesquisa paramétrica dos itens

Possibilita pesquisas paramétricas a base de dados e utiliza formulários eletrônicos específicos para cada tipo de cadastro ou família de item, orientando os solicitantes quanto ao preenchimento correto de suas solicitações, apresentando quais são as características obrigatórias e quais são os conteúdos possíveis para seleção.

Formulários administrativos para registro de outras informações

A padronização técnica de descrições é o pré-requisito para se conseguir realizar a classificação fiscal dos itens corretamente uma vez que para se definir o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), por exemplo, é preciso saber ou o material constitutivo, ou a família, ou a aplicação (muitas vezes sub-aplicação). O software permite a criação de formulários para outros dados não técnicos, como os que compõem as visões de Marketing, MRP, Fiscal, Contábil, Estoque, entre outras.

Além de aperfeiçoar os processos de suprimentos, a padronização de descrição é um importante componente de resposta aos modernos desafios de logística, que envolvem o processamento de grandes quantidades de produtos, com velocidade, produtividade e flexibilidade, na medida em que são racionalizados os recursos financeiros, humanos e físicos. A padronização de descrição de materiais serve para identificar e classificar de maneira inequívoca, precisa, unificada e uniformizada os itens de uma lista, formando o que denominamos SKU – Stock Keeping Unit.

Para a gestão de estoques e sistemas de identificação, a SKU representa a menor unidade de venda e de registro nos sistemas de informações. A solução foi desenvolvida para dar suporte aos projetos de saneamento e unificação de listas de materiais, eliminando itens iguais com descrições similares e códigos diferentes. Através do sistema são formadas descrições padronizadas curtas e também especificações de compras completas.

O que dizem as pesquisas sobre qualidade de dados

Pesquisas realizadas pela Aberdeen Group e Gartner com mais de 400 empresas em 2007 indicam que 98% têm problemas com qualidade de dados, 95% reconhece valor das ferramentas de saneamento de dados e que 94% pretende investir em tecnologia para saneamento em até 24 meses.

As novas demandas como chips de identificação por radiofreqüência, RFID, além das questões fiscais como classificação NCM, IPI e todos os aspectos relacionados à Nota Fiscal Eletrônica e o SPED, tem como pré-requisito a padronização técnica dos itens.