Software ASTREIN

Benefícios

Módulos

Fluxograma

Módulos

Call center
O módulo de Call Center possibilita a recepção de solicitação de serviço por telefone, através de operadores previamente treinados que fazem a identificação do solicitante, localidade, especialidade e serviço a ser executado.
Um mesmo operador pode recepcionar pedidos para diversos clientes diferentes e automaticamente encaminhar a solicitação ao prestador de serviço que atende àquela especialidade naquele local, acelerando o atendimento dos clientes.
O operador tem acesso ao histórico de chamados de cada solicitante e pode registrar a satisfação do cliente quanto a atendimentos anteriormente realizados.

Solicitação
Tela especialmente desenhada para que o próprio cliente preencha a solicitação de serviço. Nessa tela o cliente também consulta seus últimos chamados, registrando sua satisfação quanto ao atendimento das equipes e aprovando orçamentos para serviços não incluídos no contrato de prestação de serviços.

Planejamento
Neste módulo os prestadores de serviço, ou a central de planejamento, recepciona as solicitações de serviço, redirecionando para outra equipe, podendo recusar o serviço, encaminhar orçamento, ou abrir a ordem de serviço.
Aqui as ordens de serviço são classificadas por tipo de serviço, são associadas a um centro de custos, são designadas a um dos profissionais da equipe e tem sua data de execução fixada em comum acordo com o solicitante.
Os procedimentos padronizados para tarefas sistemáticas de conservação, limpeza e manutenção preventiva são aqui cadastrados, incluindo a lista detalhada de atividades com estimativa de duração, lista de recursos humanos, materiais, ferramentas e equipamentos de apoio.

Execução
Os prestadores de serviço vêem nesta tela todos os serviços pendentes de atendimento, sejam eles rotineiros ou não, e lançam dados reais de execução como horas trabalhadas, materiais utilizados, comentários e observações relevantes, verificando satisfação do cliente quanto ao atendimento.

Gestão
Neste módulo é elaborado o indicador de desempenho e análise gerencial. Aqui é preparado o quadro de atendimentos que demonstra o volume de serviços solicitados e atendidos, o backlog do departamento, e os índices de eficiência e eficácia das equipes prestadoras de serviço.
As despesas de mão de obra e materiais são resumidas por ordem de serviço, por centro de custo, por solicitante, por local e por especialidade. Podemos também observar as horas trabalhadas por categoria profissional e funcionário, examinadas por tipo de serviço, local e período, assim analisamos o consumo de materiais e sua aplicação por local.

O contrato de nível de serviço (SLA) é aqui avaliado, identificando o percentual de serviços realizados fora dos prazos máximos estabelecidos, quais foram estes serviços e quais foram às equipes envolvidas nestes desvios.
A análise de satisfação dos clientes é estratificada, identificando as notas dadas para cada equipe executante e as médias de cada solicitante, possibilitando identificar o desempenho de cada prestador de serviço e desvios em relação aos solicitantes.

Administração
O software ASTREIN possibilita o registro dos dados de cada usuário e o controle do acesso às opções do sistema, de forma a evitar operações indevidas e garantir a segurança dos dados.
O sistema possibilita a alteração de nomenclaturas utilizadas nos cadastros e telas a fim de se adaptar à cultura da empresa, tornando o software adequado a realidade dos clientes.

Cadastros Básicos
As tabelas básicas utilizadas para o preenchimento das solicitações e ordens de serviço identificam os recursos humanos e materiais para a realização destas tarefas, bem como descrevem com precisão os objetos e instalações, realizando agrupamentos econômicos entre os elementos.

Gestão de Documentos e Contratos
Esta opção permite o controle dos documentos e contratos da empresa, assim como o arquivamento dos mesmos no banco de dados e/ou na rede, possibilitando aos usuários acessá-los de qualquer lugar, evitando buscas em arquivos físicos. Podem ser tratados documentos de qualquer espécie como alvarás, licenças, ARTs, plantas, fotografias, contratos de locação, de assistência técnica, aluguel, manutenção, serviços de internet e outros.

Gestão de Contas e Consumo
Controle de recebimento e vencimento das contas, emitindo avisos aos responsáveis. Podem ser controlados quaisquer tipos de contas como telefone, celular, luz, água, gás, IPTU, TV a cabo, e outras. Neste módulo são emitidos gráficos para acompanhamento da evolução de gastos e consumos.

Mensageria
Nesta opção é possível controlar e gerenciar o envio documentos, correspondências, amostras e encomendas, incluindo o acompanhamento de status e a definição de roteiros para as entregas das mensagens pelos mensageiros. Possibilita definição de centro de custo responsável pelo pagamento de mensagens enviadas e também classificar as mesmas de acordo com o tipo de entrega a ser realizado.

Estoque
Controla o estoque de materiais de consumo, peças sobressalentes, materiais de limpeza, materiais administrativos e de informática, para múltiplos almoxarifados. Possibilita o controle de estoque mínimo com lista automática para reposição e dispõe de requisição de materiais via Intranet / Internet para que os materiais sejam separados e entregues com agilidade.

Gerador de relatórios
Os operadores, executantes e gestores podem formatar novos relatórios escolhendo colunas, alterando a ordem de apresentação dos dados e estabelecendo novos filtros, conseguindo visualizar os dados com o conteúdo desejado, cada qual com sua visão sobre o banco de dados.