Grupo BoticA?rio implementa projeto de governanA�a de compras internas com soluA�A?o de centralizaA�A?o de cadastros da Astrein


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A criaA�A?o do cadastro A?nico de materiais e serviA�os englobou todas as A?reas da empresa

O Grupo BoticA?rio, referA?ncia internacional no varejo de cosmA�ticos, contratou a Astrein a�� empresa especializada em soluA�A�es e software para central de cadastro, gestA?o de manutenA�A?o e facilities e inspeA�A?o de obras a�� para criar um cadastro de materiais e serviA�os centralizado a fim de organizar as compras internas da empresa e, assim, desenvolver indicadores confiA?veis para a tomada de decisA?o.

A empresa jA? contava com cadastro centralizado e padronizado para as compras diretas, mas tinha a necessidade de criar um novo procedimento para atender a demanda dos clientes internos.

Veridiano Cerqueira de Andrade, gerente de compras de indiretos do Grupo BoticA?rio, conta que nos A?ltimos anos o volume das compras de indiretos cresceu de forma relevante. Havendo necessidade de um processo de governanA�a dos cadastros mais robusto para atender tal demanda que muitas vezes concorria com os cadastros de insumos diretos e acabavam ficando em segundo plano. a�?NA?o havia nenhum processo definido para os cadastros de compra de indiretos, nA?o era estruturado, nA?o havia padrA?o e os colaboradores costumavam usar cA?digos genA�ricos para requisitar as necessidades de compras, o que dificultava a anA?lise sobre riscos e oportunidadesa�?, explica.

Com a aprovaA�A?o da alta direA�A?o da companhia foi desenvolvido um amplo projeto para criar um cadastro estruturado que envolvesse todas as A?reas da empresa. O projeto teve inA�cio em marA�o de 2013 com o planejamento e estruturaA�A?o de um novo modelo de governanA�a. Nos meses seguintes foi realizada a escolha da soluA�A?o que seria utilizada e a definiA�A?o dos procedimentos para a transiA�A?o das operaA�A�es. E, em novembro, o cadastro para compras indiretas foi oficialmente lanA�ado.

ApA?s buscarem diferentes modelos e produtos no mercado, foi realizada anA?lise detalhada de custo-benefA�cio de todas as alternativas, atA� que escolheram pela soluA�A?o de centralizaA�A?o de cadastros da Astrein. a�?NA?o havia nada no mercado capaz de atender o nosso segmento. Foi preciso criar uma inteligA?ncia junto com a Astrein para atender a complexidade do negA?cio e dar um passo alA�m do que existe no mercadoa�?, comenta Andrade.

Para iniciar a criaA�A?o do cadastro, o Grupo BoticA?rio adquiriu 5 mil itens em bases de dados prontas para uso. Como o segmento em que a empresa atua A� muito especA�fico, a Astrein teve que criar uma base customizada para atender a demanda, que alA�m de A?reas tradicionais como manutenA�A?o e equipamentos, incluiu no cadastro todas as contrataA�A�es de serviA�os referentes as A?reas como marketing, benefA�cios e tecnologia da informaA�A?o. a�?80% do volume financeiro de compras sA?o serviA�os e nem sempre sA?o compras recorrentes, o que dificulta a criaA�A?o do cadastro e das anA?lisesa�?, explica Andrade.

Todo o processo foi conduzido de forma leve e gradual, sempre com foco na gestA?o para resultados. a�?O mais importante era engajar todas as A?reas e trazer o cliente interno para o time, envolvA?-lo no projeto e fazA?-lo entender que o processo traria ganhos no final. Nunca encaramos este como um projeto de compras, e sim, como projeto de gestA?o corporativaa�?, diz Andrade

Com a criaA�A?o do cadastro toda a gestA?o passou a ser centralizada na A?rea de compras. Atualmente a empresa conta com mais de 15 mil itens cadastrados e padronizados com correta categorizaA�A?o e classificaA�A?o fiscal. a�?O cadastro bA?sico A� o passo principal para atingir sucesso na gestA?o. Categorizando cada tipo de serviA�o conseguimos desenvolver um Spend Analysis muito mais consistente, traA�ar estratA�gias, criar roadmaps de atuaA�A?o e alcanA�ar mais eficiA?ncia no negA?cioa�?, diz Andrade.

Entre os benefA�cios jA? alcanA�ados estA?o diversos ganhos na gestA?o, como compliance, anA?lise de evoluA�A?o de custos e controle de materiais, alA�m da criaA�A?o de indicadores para melhor anA?lise de riscos e oportunidades, mediA�A?o e recuperaA�A?o de tributos.

 

 

Fonte:A�http://gazetadasemana.com.br/noticia/6669/grupo-boticario-implementa-projeto-de-governanca-de-compras-internas-com-solucao-de-centralizacao-de-cadastros-da-astrein

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