Saneamento de cadastros: fundamental para a eficiA?ncia nas empresas

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Desde a implementaA�A?o da Nota Fiscal eletrA?nica e do projeto SPED a�� Sistema PA?blico de EscrituraA�A?o Digital, um novo termo surgiu no mercado empresarial: “saneamento de cadastros”, se vocA? tem uma empresa e ainda nA?o ouviu, prepara-se, jA? passou da hora.

A atividade de sanear cadastros consiste em atualizar e complementar as informaA�A�es dos sistemas informatizados das empresas, visando atender a aspectos do negA?cio, fiscal, tributA?rio e contA?bil.

Como as informaA�A�es processadas nas empresas eram utilizadas especificamente para as atividades de negA?cio, o empresA?rio nA?o tinha necessidade de se preocupar com a forma como esses dados estavam em seus sistemas. O mais importante era controlar o financeiro, bancos, contas a pagar e a receber, vendas, compras, estoque, emissA?o de cupons fiscais e notas.

Com o projeto SPED a realidade agora A� outra, o empresA?rio precisa ter muito cuidado com as informaA�A�es que estA?o sendo geradas em seus sistemas e precisa do contador para orientA?-lo e estar ao seu lado em seu negA?cio.

Empresas desorganizadas precisarA?o passar por um processo de reestruturaA�A?o, e para garantir sua continuidade deverA?o estar atentas a “detalhes” que antes eram inimaginA?veis.

Vamos a um case real, para que possamos mostrar de forma mais objetiva o cenA?rio. No foco, uma empresa de comercializaA�A?o de materiais de construA�A?o. Ao comprar um produto de um fornecedor, o mesmo A� colocado para venda. Como nA?o existia preocupaA�A?o, um produto podia estar cadastrado diversas vezes no sistema.

Trata-se da mesma mercadoria, porA�m com descriA�A�es diferentes. Como vA?rias pessoas podem fazer o cadastro de um produto, e nA?o tA?m experiA?ncia tributA?ria, cada um descreve a mercadoria como acha que seria correto. Eis aA� o problema: entra uma mercadoria no estoque e acaba sendo vendida como se fossem trA?s tipos de itens diferentes.

Ao cadastrar um produto o responsA?vel deve fica atento aos novos campos que foram criados para o projeto SPED (NF-e) e aos campos que jA? existiam em seu sistema e eram menosprezados. SA? assim serA? possA�vel evitar a informaA�A?o incorreta de base de cA?lculo de impostos e outros erros.

Os equA�vocos mais comuns sA?o mercadorias com substituiA�A?o tributA?ria cadastradas como tributadas ou isentas; cadastro de material para uso ou consumo que, depois de feito, gravado e gerado o arquivo, o programa nA?o aceita lanA�amento de mercadoria para consumo. Este tipo de problema em especial mostra que entraram no cadastro do tal produto e somente apagaram a descriA�A?o e cadastraram outro produto com aquele mesmo cA?digo.

AlA�m do saneamento do cadastro de produtos, a empresa precisa fazer o mesmo com o cadastro de clientes e fornecedores. NA?o A� uma tarefa tA?o simples quanto pode parecer num primeiro momento e requer atenA�A?o e dedicaA�A?o. A experiA?ncia mostra que as empresas acabam subestimando a importA?ncia do assunto e, na maioria das vezes, nA?o tA?m a visA?o clara da abrangA?ncia do trabalho a ser efetuado.

Alguns Estados e municA�pios jA? estA?o impedindo em tempo real a venda de produtos e serviA�os para empresas com pendA?ncias.

Portanto deve se ter percebido que o saneamento de cadastros, uma vez iniciado, nunca termina; ele A� um ciclo, um processo contA�nuo que requer um trabalho cuidadoso de anA?lise, para que a empresa tenha em seu sistema (ERP) os dados da forma mais confiA?vel possA�vel.

Dica: as empresas devem fazer uma revisA?o de seus processos para os novos entrantes no cadastro e o mesmo nos dados jA? existentes para garantir seu banco de dados sempre ativo, habilitado com os dados da razA?o social, endereA�o etc.

Sempre ocorrem alteraA�A�es cadastrais e desta forma se faz necessA?ria uma revisA?o cadastral da sua base. Trata-se de um trabalho recorrente a ser realizado pelo menos uma vez por mA?s. O cadastro A� vivo e altera-se constantemente, quer seja na Receita Federal, prefeitura, Estado, Sintegra ou entA?o Suframa, Anvisa e outros.

Muitos contadores jA? estA?o usando softwares que realizam anA?lises das informaA�A�es, inovaA�A?o que os auxilia as mostrar para seus clientes erros nas informaA�A�es geradas, e como estas devem ser corrigidas diretamente no sistema, a fim de estancar o problema imediatamente. O mais importante A� a consciA?ncia do empresA?rio de que estes ajustes devem ser feitos prontamente, o quanto antes

Fonte: Portal Adiministradores
Link:http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/saneamento-de-cadastros-fundamental-para-a-eficiencia-nas-empresas/53013/