ManutenA�A?o e Facilities – Pontos importantes a serem considerados antes da aquisiA�A?o de sistemas.

Nos A?ltimos congressos e seminA?rios dos quais participei, diversos palestrantes tA?m destacado a importA?ncia do uso de software para a gestA?o de serviA�os e manutenA�A?o como ferramenta indispensA?vel para a boa gestA?o da A?rea de Facilities.

Muitos gerentes de FM reconhecem esta importA?ncia, mas tA?m encontrado grande dificuldade para operacionalizar o software ou simplesmente adiam a implantaA�A?o para um futuro quase sempre nA?o alcanA�ado.

Procurando os motivos que levam a tal situaA�A?o, e considerando as implantaA�A�es deste tipo de software que acompanhamos nos A?ltimos anos, descrevo a seguir trA?s pontos de atenA�A?o que sugiro sejam analisados cuidadosamente antes e durante a implantaA�A?o, como forma de evitar resultados indesejados.
Alinhamento estratA�gico

A A?rea de Facilities tem como objetivo principal manter instalaA�A�es disponA�veis e confiA?veis, prestar serviA�os de apoio com rapidez e qualidade, e manter os custos sob controle.
Estes objetivos sA?o praticamente consenso nas empresas, mas poucas sA?o aquelas que definem as metas de disponibilidade, confiabilidade, tempo de atendimento e nA�vel de qualidade. Este fato dificulta, em muito, o estabelecimento de qual equipe serA? necessA?ria (head count) e quanto se deseja gastar (budget) para atingir os objetivos propostos.

Portanto, o primeiro ponto de atenA�A?o A� a definiA�A?o clara e inequA�voca de metas para os indicadores descritos acima, e orientar o uso do software para a obtenA�A?o dos mesmos, procurando envolver a alta gerA?ncia da empresa.
Cadastros bA?sicos

Os locais e equipamentos devem ser identificados e toda documentaA�A?o tA�cnica sobre os mesmos deve ser reunida e organizada, pois A� utilizada para elaboraA�A?o dos planos de conservaA�A?o e manutenA�A?o preventiva, para treinamento de operadores e para consulta durante manutenA�A?o corretiva ou assistA?ncia tA�cnica.

Algumas implantaA�A�es falham porque estabelecem nA�vel de detalhe inadequado de controle sobre locais e equipamentos, impedindo a reuniA?o de informaA�A�es que permitem a formaA�A?o de histA?rico tA�cnico e econA?mico das instalaA�A�es e a detecA�A?o precoce de falhas. Esta A� uma condiA�A?o bA?sica para a manutenA�A?o da seguranA�a das instalaA�A�es e para a reduA�A?o do consumo de energia, ambos tambA�m objetivos da A?rea de Facilities.
Equipes e solicitantes

As equipes que executam os serviA�os devem ter seus membros identificados, seus responsA?veis nomeados e os tempos mA�nimos de atendimento esperados fixados por tipo de serviA�o e por local (SLA a�� Service Level Agreement).
A� indispensA?vel a nomeaA�A?o de um staff tA�cnico para gestA?o do sistema de informaA�A?o, incluindo planejador, programador, almoxarife e atendentes, em nA?mero proporcional ao tamanho da operaA�A?o.

O cardA?pio de serviA�os deve ser apresentado aos colaboradores dos outros departamentos e pode incluir serviA�os de variadas especialidades

como: manutenA�A?o civil, elA�trica, eletrA?nica, hidrA?ulica, mecA?nica, automaA�A?o, bombeiro, chaveiro, jardinagem, seguranA�a, serviA�os gerais e movimentaA�A?o de volumes.

A comunicaA�A?o entre a A?rea de Facilities e os outros departamentos da empresa constitui um ponto fundamental para o sucesso da implantaA�A?o e deve-se lanA�ar mA?o de todo artefato tecnolA?gico disponA�vel (Internet, telefone, sistema de automaA�A?o, dispositivos mA?veis) para padronizar e tornar mais rA?pido o atendimento.
ConclusA?o

Em resumo, centralize a utilizaA�A?o do software para gestA?o de manutenA�A?o e serviA�os na obtenA�A?o dos indicadores de desempenho da A?rea de Facilities, na gestA?o tA�cnica das instalaA�A�es e equipamentos e na padronizaA�A?o da comunicaA�A?o com os outros departamentos.

Utilizando o software para registrar todas as atividades da equipe, A� possA�vel produzir em tempo real os indicadores de desempenho que nos informam se estamos conseguindo atingir os objetivos anteriormente definidos. Essa iniciativa tambA�m possibilita a rA?pida correA�A?o de rumo, se necessA?rio.

A aderA?ncia com o dia a dia da gerA?ncia de Facilities A� que torna o projeto de informatizaA�A?o A?til e certamente um projeto de sucesso, pois tambA�m melhora a distribuiA�A?o de tarefas, amplia a ocupaA�A?o da equipe e reduz as tarefas administrativas.

Marcelo A?vila Fernandes A� Engenheiro de ProduA�A?o MecA?nica formado pela USP SA?o Carlos, especialista em desenvolvimento e implantaA�A?o de sistemas de gerenciamento de serviA�os e manutenA�A?o, diretor-presidente da Astrein Engenharia de ManutenA�A?o



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Data: 20/09/2012