Manutenção e Facilities – Pontos importantes a serem considerados antes da aquisição de sistemas.

Nos últimos congressos e seminários dos quais participei, diversos palestrantes têm destacado a importância do uso de software para a gestão de serviços e manutenção como ferramenta indispensável para a boa gestão da área de Facilities.

Muitos gerentes de FM reconhecem esta importância, mas têm encontrado grande dificuldade para operacionalizar o software ou simplesmente adiam a implantação para um futuro quase sempre não alcançado.

Procurando os motivos que levam a tal situação, e considerando as implantações deste tipo de software que acompanhamos nos últimos anos, descrevo a seguir três pontos de atenção que sugiro sejam analisados cuidadosamente antes e durante a implantação, como forma de evitar resultados indesejados.
Alinhamento estratégico

A área de Facilities tem como objetivo principal manter instalações disponíveis e confiáveis, prestar serviços de apoio com rapidez e qualidade, e manter os custos sob controle.
Estes objetivos são praticamente consenso nas empresas, mas poucas são aquelas que definem as metas de disponibilidade, confiabilidade, tempo de atendimento e nível de qualidade. Este fato dificulta, em muito, o estabelecimento de qual equipe será necessária (head count) e quanto se deseja gastar (budget) para atingir os objetivos propostos.

Portanto, o primeiro ponto de atenção é a definição clara e inequívoca de metas para os indicadores descritos acima, e orientar o uso do software para a obtenção dos mesmos, procurando envolver a alta gerência da empresa.
Cadastros básicos

Os locais e equipamentos devem ser identificados e toda documentação técnica sobre os mesmos deve ser reunida e organizada, pois é utilizada para elaboração dos planos de conservação e manutenção preventiva, para treinamento de operadores e para consulta durante manutenção corretiva ou assistência técnica.

Algumas implantações falham porque estabelecem nível de detalhe inadequado de controle sobre locais e equipamentos, impedindo a reunião de informações que permitem a formação de histórico técnico e econômico das instalações e a detecção precoce de falhas. Esta é uma condição básica para a manutenção da segurança das instalações e para a redução do consumo de energia, ambos também objetivos da área de Facilities.
Equipes e solicitantes

As equipes que executam os serviços devem ter seus membros identificados, seus responsáveis nomeados e os tempos mínimos de atendimento esperados fixados por tipo de serviço e por local (SLA – Service Level Agreement).
É indispensável a nomeação de um staff técnico para gestão do sistema de informação, incluindo planejador, programador, almoxarife e atendentes, em número proporcional ao tamanho da operação.

O cardápio de serviços deve ser apresentado aos colaboradores dos outros departamentos e pode incluir serviços de variadas especialidades

como: manutenção civil, elétrica, eletrônica, hidráulica, mecânica, automação, bombeiro, chaveiro, jardinagem, segurança, serviços gerais e movimentação de volumes.

A comunicação entre a área de Facilities e os outros departamentos da empresa constitui um ponto fundamental para o sucesso da implantação e deve-se lançar mão de todo artefato tecnológico disponível (Internet, telefone, sistema de automação, dispositivos móveis) para padronizar e tornar mais rápido o atendimento.
Conclusão

Em resumo, centralize a utilização do software para gestão de manutenção e serviços na obtenção dos indicadores de desempenho da área de Facilities, na gestão técnica das instalações e equipamentos e na padronização da comunicação com os outros departamentos.

Utilizando o software para registrar todas as atividades da equipe, é possível produzir em tempo real os indicadores de desempenho que nos informam se estamos conseguindo atingir os objetivos anteriormente definidos. Essa iniciativa também possibilita a rápida correção de rumo, se necessário.

A aderência com o dia a dia da gerência de Facilities é que torna o projeto de informatização útil e certamente um projeto de sucesso, pois também melhora a distribuição de tarefas, amplia a ocupação da equipe e reduz as tarefas administrativas.

Marcelo Ávila Fernandes é Engenheiro de Produção Mecânica formado pela USP São Carlos, especialista em desenvolvimento e implantação de sistemas de gerenciamento de serviços e manutenção, diretor-presidente da Astrein Engenharia de Manutenção



Veículo: Revista

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Data: 20/09/2012