Quanto custa um cadastro desatualizado?

A pergunta que dA? tA�tulo a esse texto pode parecer estranha mas A� pertinente. Imagine que vocA?, leitor, tenha uma empresa, pequena, que atua no ramo de armarinhos. Para isso precisa manter em dia seu estoque, para que possa comprar os itens mais necessA?rios com rapidez suficiente para que seu concorrente, a duas portas de distA?ncia, nA?o lhe passe A� frente nos negA?cios. Assim, vocA? vigia com cuidado todos os, digamos, 40 itens que fazem parte do seu estoque. AtA� aqui parece fA?cil? EntA?o, imagine que esse sistema dA? tA?o certo que seus negA?cios comeA�am a se expandir e vocA? passe a controlar um estoque com 1.500 itens. Assim, a coisa complica, pois vocA? nA?o poderA? mais, pessoalmente, dar conta da vistoria periA?dica do estoque e, consequentemente, o controle que detA�m sobre o negA?cio comeA�a a sofrer com isso. Come A�a a faltar produto, os clientes reclamam e as coisas passam a desandar.

Um cadastro atualizado permite que vocA? possa organizar as compras de sua empresa,

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verificar evoluA�A?o dos valores pagos, categorizar gastos, datas de entrega e saA�da para clientes e manter seu estoque em dia, de acordo com as necessidades da companhia. Outros benefA�cios tambA�m sA?o importantes, como a adequaA�A?o dos produtos A�s normas e diretrizes do SPED (Sistema PA?blico de EscrituraA�A?o Digital). Isso A� importante, pois a Receita Federal mantA�m um cadastro minucioso com todos os produtos que as empresas compram e vendem. Dessa forma, o controle sobre a entrada e saA�da de dinheiro, na forma de insumos e produtos, pode ser feito de maneira completa e, como todos os empresA?rios sabem, os impostos sA?o recolhidos com base nessa movimentaA�A?o.

Assim, uma empresa pode recolher todos os impostos necessA?rios e, mesmo assim, encontrar-se em dA�vida para com o Fisco. Isso porque, se as descriA�A�es dos produtos nA?o batem com a base de dados da Receita, a empresa serA? multada. Da mesma forma, caso tenha sido recolhido imposto a mais, haverA? uma grande burocracia para reaver os valores devidos, que poderiam ter sido investidos na produA�A?o ou melhoria de processos e gestA?o de pessoal. Um cadastro desatualizado pode levar a outras conseqA?A?ncias sA�rias, como a inviabilidade de transaA�A�es financeiras ou a impossibilidade de se emitir uma simples nota fiscal.

Os benefA�cios fiscais podem ser sentidos em empresas de qualquer porte, mas os nA?meros mais impactantes vA?m, naturalmente, de grandes organizaA�A�es. OtimizaA�A?o dos processos de compras, a reduA�A?o de duplicidades nos cadastros, a eliminaA�A?o de itens inativos ou obsoletos, entre outras medidas, permitem economias de 5% em mA�dia do valor total de compras. No Brasil, o valor de compras representa aproximadamente 40% do faturamento das empresas, mostrando assim a grande importA?ncia desta iniciativa. Para exemplificar, sem citar nomes, temos casos de projetos realizados para empresas do setor de ConstruA�A?o onde estas economizaram mais de R$ 100 milhA�es por ano.

Em outro exemplo, jA? do setor de auto-peA�as, tambA�m registrou-se grande economia em seus processos de compras. Neste caso, antes da organizaA�A?o do cadastro e da A?rea de compras, a empresa gastava cerca de R$ 50 por pedido de compras, finalizando-o entre 5 e 15 dias. ApA?s a reorganizaA�A?o dos processos, esse valor passou a R$ 17, com os pedidos sendo atendidos entre 1 e 3 dias. Essas reduA�A�es (alA�m de outras) levaram a Mangels a uma economia de 4,9% ou R$ 1,577 milhA?o por ano no departamento.

Como se vA?, um cadastro desatualizado custa muito caro, muito mais do que uma simples prateleira desarrumada.

Por: Alexandre Siqueira , diretor comercial da Astrein

VeA�culo: Portal Fator Brasil
Data: 09/11/2011