Qualidade dos dados é chave para adequação ao SPED

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e a Nota Fiscal Eletrônica vêm, cada vez mais, fazendo parte do dia-a-dia dos empresários e responsáveis pelas áreas financeiras das empresas brasileiras. A maioria das empresas estão buscando atender aos requisitos do SPED e NFe se preocupando principalmente com o formato do arquivo com os dados exigidos pelo FISCO e as datas limites para envio dos mesmos. E é

aí que mora o problema: pouca atenção é destinada à qualidade dos dados, ou seja, o conteúdo destes arquivos.

O SPED não é conhecido como “Big Brother Fiscal” à toa. O FISCO vem fazendo uso de um banco de dados com tudo que as empresas compram, vendem e arrecadam de impostos, e fazendo o acompanhamento online de todas as transações das empresas, com prescrição de 5 anos. Estas exigências geram um expressivo aumento do risco fiscal e operacional para as empresas, já que o FISCO considera as responsabilidades solidárias nas relações comerciais irregulares.

Imagine tudo isso em um cenário tributário caótico como é o brasileiro, onde ocorrem três mudanças tributárias a cada 2 horas e 61% das Empresas comercializaram com Clientes e Fornecedores inabilitados pelo FISCO. Através de pesquisas da Aberdeen Group e Gartner com mais de 400 empresas de diferentes segmentos, foi constatado que 98% têm problemas com qualidade de dados.

Com isso, manter um banco de informações correto e atualizado (o que sempre foi um ponto fraco na maioria das empresas, pequenas ou não) se torna uma obrigação, já que a incompatibilidade de dados pode impedir que até mesmo operações simples, como a emissão de uma nota fiscal ou uma transferência bancária online, sejam rejeitadas.

O ponto nevrálgico para uma adequação sem traumas ao SPED é a base de dados. É preciso passar um “pente fino” nas informações cadastrais dos materiais e respectivas classificações fiscais, bem como nos dados cadastrais de clientes e fornecedores da empresa. Isso significa que a empresa deve chegar ao detalhe, conferindo endereço, CNPJ, IE e razão social de cada fornecedor, além das situações dos mesmos junto à SRF e ao SINTEGRA.

Hoje, a Tecnologia da Informação tem um papel muito importante nesse processo de saneamento. Já existem soluções disponíveis que, além de promoverem uma “limpeza” geral, eliminando possíveis itens duplicados, trazem consigo os Padrões de Descrição de Materiais (PDM), com a utilização de uma linguagem comum e consagrada de mercado, permite a elaboração de descrições completas, padronizadas e inequívocas para os itens do cadastro.

A mesma pesquisa do Gartner afirma que 95% das empresas consultadas reconhecem o valor das ferramentas de saneamento, e que boa parte delas pretende investir nesse tipo de serviço em um futuro próximo. Um sinal de que elas já compreenderam que o SPED pode não ser esse “bicho de sete cabeças” quando existe qualidade nos cadastros de fornecedores e materiais.

* Paulo Roberto Zampieri Nunes é diretor de Serviços da Astrein, empresa especializada em soluções de apoio aos negócios e saneamento de cadastros.