Qualidade dos dados A� chave para adequaA�A?o ao SPED

O SPED (Sistema PA?blico de EscrituraA�A?o Digital) e a Nota Fiscal EletrA?nica vA?m, cada vez mais, fazendo parte do dia-a-dia dos empresA?rios e responsA?veis pelas A?reas financeiras das empresas brasileiras. A maioria das empresas estA?o buscando atender aos requisitos do SPED e NFe se preocupando principalmente com o formato do arquivo com os dados exigidos pelo FISCO e as datas limites para envio dos mesmos. E A�

aA� que mora o problema: pouca atenA�A?o A� destinada A� qualidade dos dados, ou seja, o conteA?do destes arquivos.

O SPED nA?o A� conhecido como a�?Big Brother Fiscala�? A� toa. O FISCO vem fazendo uso de um banco de dados com tudo que as empresas compram, vendem e arrecadam de impostos, e fazendo o acompanhamento online de todas as transaA�A�es das empresas, com prescriA�A?o de 5 anos. Estas exigA?ncias geram um expressivo aumento do risco fiscal e operacional para as empresas, jA? que o FISCO considera as responsabilidades solidA?rias nas relaA�A�es comerciais irregulares.

Imagine tudo isso em um cenA?rio tributA?rio caA?tico como A� o brasileiro, onde ocorrem trA?s mudanA�as tributA?rias a cada 2 horas e 61% das Empresas comercializaram com Clientes e Fornecedores inabilitados pelo FISCO. AtravA�s de pesquisas da Aberdeen Group e Gartner com mais de 400 empresas de diferentes segmentos, foi constatado que 98% tA?m problemas com qualidade de dados.

Com isso, manter um banco de informaA�A�es correto e atualizado (o que sempre foi um ponto fraco na maioria das empresas, pequenas ou nA?o) se torna uma obrigaA�A?o, jA? que a incompatibilidade de dados pode impedir que atA� mesmo operaA�A�es simples, como a emissA?o de uma nota fiscal ou uma transferA?ncia bancA?ria online, sejam rejeitadas.

O ponto nevrA?lgico para uma adequaA�A?o sem traumas ao SPED A� a base de dados. A� preciso passar um a�?pente finoa�? nas informaA�A�es cadastrais dos materiais e respectivas classificaA�A�es fiscais, bem como nos dados cadastrais de clientes e fornecedores da empresa. Isso significa que a empresa deve chegar ao detalhe, conferindo endereA�o, CNPJ, IE e razA?o social de cada fornecedor, alA�m das situaA�A�es dos mesmos junto A� SRF e ao SINTEGRA.

Hoje, a Tecnologia da InformaA�A?o tem um papel muito importante nesse processo de saneamento. JA? existem soluA�A�es disponA�veis que, alA�m de promoverem uma a�?limpezaa�? geral, eliminando possA�veis itens duplicados, trazem consigo os PadrA�es de DescriA�A?o de Materiais (PDM), com a utilizaA�A?o de uma linguagem comum e consagrada de mercado, permite a elaboraA�A?o de descriA�A�es completas, padronizadas e inequA�vocas para os itens do cadastro.

A mesma pesquisa do Gartner afirma que 95% das empresas consultadas reconhecem o valor das ferramentas de saneamento, e que boa parte delas pretende investir nesse tipo de serviA�o em um futuro prA?ximo. Um sinal de que elas jA? compreenderam que o SPED pode nA?o ser esse a�?bicho de sete cabeA�asa�? quando existe qualidade nos cadastros de fornecedores e materiais.

* Paulo Roberto Zampieri Nunes A� diretor de ServiA�os da Astrein, empresa especializada em soluA�A�es de apoio aos negA?cios e saneamento de cadastros.